El teletreball fa anys que existeix però s’aplicava en poques empreses i institucions. Tal vegada per temor a no controlar al treballador, per si disminuia la productivitat o per no conèixer eines de teletreball.

Aquests inconvenients s’han hagut de salvar per a poder fer front a un problema major, mantenir sans als treballadors i mantenir les entitats obertes i donant servei.
I quin ha estat el resultat?

En 2019 un 4.8% dels treballadors feien teletreball i en 2020 hem passat a un 34% segons IvieLab, de l’Institut Valencià de Recerques Econòmiques. Un canvi important que portarà canvis en la manera de relacionar-se amb els clients i amb els treballadors.

Què és el teletreball?

Per trobar una definició de teletreball el millor és acudir a un organisme de referència com l’Organització Internacional del Treball (OIT). Per a la OIT, el teletreball és una forma de treball que es realitza a distància, és a dir, en una ubicació allunyada d’una oficina central o de les instal·lacions de producció, amb l’ajuda de les TIC —Tecnologies de la Informació i la Comunicació— que faciliten al mateix temps la separació física i la comunicació.

El teletreball després del coronavirus no ha estat un canvi ordenat en les institucions però s’ha pogut comprovar que la productivitat no ha baixat, fins i tot tenint a la família per casa. Ara és moment de decidir si es vol integrar en la institució o es continua amb el model d’abans. Totes dues opcions són correctes.

Per a poder decidir és important pensar en els avantatges i inconvenients, com aplica la nova llei de teletreball i quines eines de teletreball són necessàries.

El teletreball com a avantatge competitiu

Pot ser el teletreball un avantatge competitiu? Nosaltres pensem que sí.

Avantatges del teletreball

• El teletreball permet als treballadors compaginar la vida familiar, personal i laboral. Poden gestionar el temps de forma més òptima amb la família o els seus projectes personals, reduir els desplaçaments… Això es transforma a estar més content en el treball i tenir una millor relació amb els companys i empreses. Un ambient millor i més productiu.
• Reduïm els costos en l’empresa i en els treballadors. L’empresa pot plantejar-se canviar les seves oficines o reduir-les. Passar a un ús d’espais compartits. Menys consum d’electricitat i aigua. I els treballadors redueixen el cost de menjars fora de casa, de desplaçament, fins i tot la necessitat de tenir un vehicle. Impactant fins i tot en la contaminació.
• Compensar despeses. Pagament dels costos d’internet, material, dispositius electrònics, llum o aigua consumida pel treballador si és a casa o fora de l’oficina un 30% de la jornada. Costos que haurà de pagar l’empresa o arribar a un acord amb el treballador.
• Un altre avantatge és que descentralitzem les oficines. Podem tenir treballadors en més punts del territori i per tant arribar a nous clients que per costos de desplaçament no acceptàvem.
• I podem contractar millors professionals sense importar on visquin.

El teletreball també comporta inconvenients

• La relació social entre els treballadors es redueix. El contacte i converses que es fan en passadissos, desdejunant o en el cafè no es fan virtualment. Això pot afectar la cohesió del grup que només es veu per vídeo anomenades. Una solució és fer actes de socialització presencial durant l’any o acordar amb els treballadors un nombre de dies presencials per a fer reunions d’equip.
• El teletreball precisa d’un control del treball. Per a això és necessari tenir eines de teletreball o gestió de projectes, control horari i una bona plataforma online per a compartir documents. Aconseguir que tot el necessari per a treballar estigui accessible des del lloc que sigui.
• Un altre punt important és la motivació i autogestió. El treballador haurà de tenir una bona disciplina per a treballar, establint clarament quan comença i quan acaba i les tasques importants que cal fer en la jornada. Una solució és oferir formació de gestió del temps o sessions de mentoring per a apoderar als treballadors en autogestió emocional i de tasques.
• Per a acabar és important abordar el tema de la seguretat. Els equips amb els quals es treballa són segurs? El coneixement de l’empresa està segur? Complim la protecció de dades de treballadors i clients? Els espais en els quals es treballa compleixen les normes de salut i riscos laborals? Elements que cal valorar cas a cas. Tal vegada utilitzant connexions per VPN als servidors de la institució, entorns per Terminal Server, antivirus actualitzats i un estudi del nou lloc de treball abans d’acceptar el teletreball.

Ja tens clar si el teletreball és un avantatge competitiu per a tu? Si és així, ara necessites saber quines eines de teletreball necessites.

Eines de teletreball

El món de les eines és molt ampli i cobreixen necessitats molt diverses.

Eines de teletreball per a comunicació online

Per a mantenir una bona comunicació trobem eines de vídeo conferencia (Microsoft Teams, Meet de Google, Zoom o Jitsi), el propi correu i Slack. Aquesta última et permet dividir les teves comunicacions per projectes. Una espècie de xat però per projectes o interessos.

I per a fer pluja d’idees i mapes mentals, Conceptboard o MindMeister.

Eines de teletreball per a organitzar

A nivell d’eines de teletreball per a organitzar les tasques i projectes trobem Asana o Trello. Eines amb les quals coordinar els projectes amb els companys, assignar tasques, compartir documents, enviar missatges directes sense utilitzar el correu i controlar el ritme del projecte. No controles quant temps s’està en cada activitat però sí el progrés. Un canvi cap a aconseguir objectius.

Eines de teletreball per a mantenir els arxius en el núvol

Per a poder teletrabajar necessitem tenir les dades accessibles des de qualsevol lloc. Les plataformes més utilitzades són Google Drive, Dropbox, Sync. Però et pots plantejar tenir un servidor de fitxers online al qual accedir amb usuari.

Eines de teletreball per a la seguretat i control horari

També existeixen eines de teletreball que et permeten guardar les contrasenyes de manera segura, controlant que fas canvi de contrasenya cada cert temps. Algunes són dashlane, lastpass, keeper.

I eines per a controlar l’horari i que puguin fitxar els treballadors sense estar en l’oficina com Sesame.

Webinars d’estratègia digital

Has trobat la teva millor opció? Teletreball o treball en l’oficina?

En aquest Webinar hem volgut oferir-te una visió dels beneficis i eines de teletreball.

Si vols assistir al proper webinar, apunta’t ja.

I si necessites ajuda per a integrar el teletreball o establir la teva estratègia de digitalització posa’t en contacte amb nosaltres.