El teletrabajo hace años que existe pero se aplicaba en pocas empresas e instituciones. Tal vez por temor a no controlar al trabajador, por si disminuye la productividad o por no conocer herramientas de teletrabajo.

Estos inconvenientes se han debido salvar para poder hacer frente a un problema mayor, mantener sanos a los trabajadores y mantener las entidades abiertas y dando servicio. ¿Y cuál ha sido el resultado?

En 2019 un 4.8% de los trabajadores hacía teletrabajo y en 2020 hemos pasado a un 34% según IvieLab, del Instituto Valenciano de Investigaciones Económicas.

¿Qué es el teletrabajo?

Para encontrar una definición de teletrabajo lo mejor es acudir a un organismo de referencia como la Organización Internacional del Trabajo (OIT). Para la OIT, el teletrabajo es una forma de trabajo que se realiza a distancia, es decir, en una ubicación alejada de una oficina central o de las instalaciones de producción, con la ayuda de las TIC —Tecnologías de la Información y la Comunicación— que facilitan al mismo tiempo la separación física y la comunicación.

El teletrabajo tras el coronavirus no ha sido un cambio ordenado en las instituciones pero se ha podido comprobar que la productividad no ha bajado, incluso teniendo a la familia por casa. Ahora es momento de decidir si se quiere integrar en la institución o se continúa con el modelo de antes. Ambas opciones son correctas.

Para poder decidir es importante pensar en las ventajas e inconvenientes, pensar en la nueva ley de teletrabajo y qué herramientas de teletrabajo son necesarias.

 

El teletrabajo como ventaja competitiva

¿Puede ser el teletrabajo una ventaja competitiva? Nosotros pensamos que sí.

Ventajas del teletrabajo

• El teletrabajo permite a los trabajadores compaginar la vida familiar, personal y laboral. Pueden gestionar el tiempo de forma más óptima con la familia o sus proyectos personales, reducir los desplazamientos… Esto se transforma en estar más contento en el trabajo y tener una mejor relación con los compañeros y empresas. Un ambiente mejor y más productivo.
• Reducimos los costes en la empresa y en los trabajadores. La empresa puede plantearse cambiar sus oficinas o reducirlas. Pasar a un uso de espacios compartidos. Menos consumo de electricidad y agua. Y los trabajadores reducen el coste de comidas fuera de casa, de desplazamiento, incluso la necesidad de tener un vehículo. Impactando incluso en la contaminación.
• Compensar gastos. Pago de los costes de internet, material, dispositivos electrónicos, luz o agua consumida por el trabajador si está en su casa o fuera de la oficina un 30% de la jornada. Costes que deberá pagar la empresa o llegar a un acuerdo con el trabajador.
• Otra ventaja es que descentralizamos las oficinas. Podemos tener trabajadores en más puntos del territorio y por tanto llegar a nuevos clientes que por costes de desplazamiento no aceptábamos.
• Y podemos contratar a mejores profesionales sin importar dónde vivan.

 

El teletrabajo también comporta inconvenientes

• La relación social entre los trabajadores se reduce. El contacto y conversaciones que se hacen en pasillos, desayunando o en el café no se hacen virtualmente. Esto puede afectar a la cohesión del grupo que sólo se ve por video llamadas. Una solución es hacer actos de socialización presencial durante el año o acordar con los trabajadores un número de días presenciales para hacer reuniones de equipo.
• El teletrabajo precisa de un control del trabajo. Para ello es necesario tener herramientas de teletrabajo o gestión de proyectos, control horario y una buena plataforma online para compartir documentos. Conseguiendo que todo lo necesario para trabajar esté accesible desde el lugar que sea.
• Otro punto importante es la motivación y autogestión. El trabajador deberá tener una buena disciplina para trabajar, estableciendo claramente cuándo empieza y cuándo acaba y las tareas importantes que hay que hacer en la jornada. Una solución es ofrecer formación de gestión del tiempo o sesiones de mentoring para empoderar a los trabajadores en autogestión emocional y de tareas.
• Para acabar es importante abordar el tema de la seguridad. ¿Los equipos con los que se trabaja son seguros? ¿El conocimiento de la empresa está seguro? ¿Cumplimos la protección de datos de trabajadores y clientes? ¿Los espacios en los que se trabaja cumplen las normas de salud y riesgos laborales? Elementos que hay que valorar caso a caso. Tal vez utilizando conexiones por VPN a los servidores de la institución, entornos con Terminal Server, antivirus actualizados y un estudio del nuevo lugar de trabajo antes de aceptar el teletrabajo.

 

¿Ya tienes claro si el teletrabajo es una ventaja competitiva para tí? Si es así, ahora necesitas saber qué herramientas de teletrabajo necesitas.

 

Herramientas de teletrabajo

El mundo de las herramientas es muy amplio y cubren necesidades muy diversas.

Herramientas de teletrabajo para comunicación online

Para mantener una buena comunicación encontramos herramientas de video conferencia (Microsoft Teams, Meet de Google, Zoom o Jitsi), el propio correo y Slack. Este último te permite dividir tus comunicaciones por proyectos. Una especie de chat pero por proyectos o intereses.

Y para hacer lluvia de ideas y mapas mentales, Conceptboard o MindMeister.

Herramientas de teletrabajo para organizar

A nivel de herramientas de teletrabajo para organizar las tareas y proyectos encontramos Asana o Trello. Herramientas con las que coordinar los proyectos con los compañeros, asignar tareas, compartir documentos, enviar mensajes directos sin utilizar el correo y controlar el ritmo del proyecto. No controlas cuánto tiempo se está en cada actividad pero sí el progreso. Un cambio hacia conseguir objetivos.

Herramientas de teletrabajo para mantener los archivos en la nube

Para poder teletrabajar necesitamos tener los datos accesibles desde cualquier lugar. Las plataformas más utilizadas son Google Drive, Dropbox, Sync. Pero te puedes plantear tener un servidor de ficheros online al que acceder con usuario.

Herramientas de teletrabajo para la seguridad y control horario

También existen herramientas de teletrabajo que te permiten guardar las contraseñas de forma segura, controlando que haces cambio de contraseña cada cierto tiempo. Algunas son dashlane, lastpass, keeper.

Y herramientas para controlar el horario y que puedan fichar los trabajadores sin estar en la oficina como Sesame.

 

Webinars de estrategia digital

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